W świecie logistyki, gdzie liczy się każda sekunda i każdy kilometr, wiele firm nieświadomie korzysta z systemów TMS, które czasami bardziej blokują niż wspierają ich rozwój. Zamknięta architektura, brak integracji i ograniczona widoczność w czasie rzeczywistym to tylko wierzchołek problemów. Tymczasem elastyczność i automatyzacja stają się niezbędne, by sprostać oczekiwaniom klientów i wyprzedzić konkurencję. Jak zatem rozpoznać, czy Twój TMS to cyfrowy balast, czy przewaga strategiczna?
TMS kręgosłupem nowoczesnej logistyki
W erze globalnych łańcuchów dostaw, dynamicznych zmian popytu i coraz bardziej wymagających oczekiwań klientów, efektywne planowanie transportu w firmach logistycznych staje się kluczowym elementem sukcesu operacyjnego. Systemy TMS (Transportation Management Systems) służące do zarządzania transportem są podstawowym narzędziem, które wspiera planowanie, realizację i monitorowanie procesów logistycznych, m.in. poprzez:
● Planowanie tras transportowych w oparciu o koszty, czas i dostępne zasoby.
● Zarządzanie flotą pojazdów i harmonogramami ich serwisowania.
● Analizę kosztów transportu i optymalizację procesów logistycznych.
● Śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym
● Obsługę faktur i dokumentów transportowych (np. listy przewozowe).
Dzięki takim funkcjonalnościom systemy TMS optymalizują koszty i czas transportu, poprawiają transparentność i komunikację z klientami, czy minimalizują ryzyko opóźnień i nieefektywności w dostawach. Dlatego też od wielu już lat są podstawą działania dla firm organizujących wiele transportów dziennie (zwłaszcza na różne rynki) i oczekujących kompleksowego rozwiązania do zarządzania transportem, a zmagających się z takimi problemami jak wysokie koszty transportu, czy nieterminowe dostawy. Są to przede wszystkim podmioty transportowe i spedycyjne, operatorzy logistyczni (3PL i 4PL), przedsiębiorstwa z własną flotą transportową, firmy produkcyjne i dystrybucyjne, które organizują dostawy na dużą skalę, czy branże działające w modelu „just-in-time,” np. automotive.
Szkopuł jednak w tym, że nie wszystkie systemy TMS są sobie równe. Zamknięte systemy, o ograniczonej możliwości integracji, stają się coraz większym problemem dla firm dążących do prawdziwej cyfrowej transformacji i operacyjnej elastyczności.
Zamknięte systemy TMS
Wśród systemów TMS można wyróżnić różne podziały i podgrupy. Jedną z najważniejszych kategoryzacji, tą na której skupiamy się dzisiaj, jest podział ze względu na architekturę systemu, jego elastyczność i otwartość na zmiany. Wyróżniamy tutaj 2 kategorie: systemy otwarte i zamknięte.
Zamknięty system TMS to taki, który został zaprojektowany bez uwzględnienia elastyczności, potencjalnych potrzeb integracji czy współpracy z zewnętrznymi platformami. Cechuje się zamkniętą, monolityczną architekturą, ograniczonymi możliwościami API lub ich brakiem, trudnościami w wymianie danych oraz vendor lock-inem. A jakie niesie to konsekwencje?
Celem systemów TMS jest optymalizacja sposobu działania firmy – nie tylko procesów wewnętrznych, ale całego łańcucha dostaw. Stosunkowo często jednak spotkać się można z sytuacją, gdzie wdrożony w ciągu ostatnich kilku lat TMS stał się mniej biegły w optymalizacji, wolniejszy i coraz bardziej utrudniający nowe inicjatywy. System może nie wydawać się stary, ale ze względu na tempo zmian w technologii i łańcuchach dostaw w ciągu ostatnich kilku lat po prostu nie nadąża za potrzebami jego użytkowników i konkurencją. W efekcie innowacje są wstrzymywane, opóźnienia się zwiększają, a pracownicy zaczynają narzekać.
Jak zauważa Krzysztof Chaładyn, Prezes Zarządu Otimo Sp. z o.o., firmy specjalizującej się w rozwiązaniach do optymalizacji, “Większość naszych ostatnich rozmów o optymalizacji tras - jak się ostatecznie okazywało - wynikała z tego, że klient nie był zadowolony z posiadanego systemu TMS. Rozwiązania te, zaprojektowane i zbudowane już dobrych kilka lat temu, są na tyle zamknięte i pudełkowe, że prośby o nawet drobną zmianę funkcjonalności są często bądź to w ogóle niemożliwe do realizacji, bądź niemożliwie wręcz kosztochłonne. Dzieje się tak rzecz jasna w przypadku zamkniętych systemów TMS, które z definicji nie są otwarte na integrację z dostawcami różnorodnych mikrousług związanych z łańcuchem dostaw. Ale zdarza się, że na przeszkodzie zmianom stoi także opór dostawców TMS-a przed współpracą z zewnętrznym dostawcą funkcjonalności, której ich TMS nie posiada. W mojej opinii w obecnych, dynamicznie zmieniających się realiach brak integracji w TMS to jak próba prowadzenia orkiestry bez partytury – chaos gwarantowany”. Ale to nie wszystko. Często w grę wchodzą po prostu techniczne ograniczenia. “Kolejny problem to wydajność systemu, którego architektura najzwyczajniej w świecie nie jest przystosowana do obecnej ilości danych i procesów, które muszą obsłużyć. A danych tych przecież będzie tylko przybywać”. - dodaje Krzysztof Chaładyn.
Kluczowe problemy wynikające z izolacji systemów TMS
Jak widać, izolacja danych w zamkniętych systemach skutkuje szeregiem problemów, które pokrótce zdefiniować i uszeregować można w następujący sposób:
● Ograniczenia lub całkowity brak integracji z systemami ERP, WMS czy rozwiązaniami partnerów zewnętrznych. Nie tylko utrudnia to sprawny przepływ informacji, ale także widoczność przesyłek i statusów w czasie rzeczywistym, co wpływa na skuteczność zarządzania. Automatyzacja procesów, takich jak wybór tras, przewoźników czy kalkulacja kosztów, staje się niemożliwa lub silnie ograniczona.
● Brak skalowalności i trudności w adaptacji do szybko zmieniających się warunków rynkowych. Wynika to z punktu poprzedniego i jest jednocześnie kluczowe dla zrozumienia konsekwencji postawienia na zamknięty system TMS. Rozwiązania zbudowane na przestarzałych, monolitycznych architekturach mają trudności z dostosowaniem się do nowych wymagań rynkowych, nowych modeli biznesowych, nowych sposobów pracy, nowych trybów transportu, zmieniających się wolumenów wysyłek, postępów technologicznych – innymi słowy, niemal wszystkiego, z czym może zmierzyć się firma logistyczna. W przypadku zamkniętego systemu monolitycznego komponenty są ściśle powiązane, a te współzależności sprawiają, że zmiana dowolnej części systemu jest skomplikowana, czasochłonna i ryzykowna, ponieważ zmiana jednej części wpłynie na cały system.
● Konsekwencje finansowe i operacyjne.Choć zamknięte systemy mogą wydawać się początkowo atrakcyjne cenowo, ich długofalowe skutki są kosztowne i problematyczne. Wdrożenie takiego systemu wiąże się często z koniecznością ponoszenia kosztownych aktualizacji. Praca z nim wymaga często ręcznego wprowadzania danych, co zwiększa ryzyko błędów i znacząco spowalnia działanie całego zespołu logistycznego. Ostatecznie przekłada się to na wysokie ryzyko opóźnień, a także obniżenie poziomu obsługi klienta. Ponadto, jak wspomniano wyżej, firmy korzystające z zamkniętych TMS-ów mają również poważne trudności ze skalowaniem swojej działalności, co czyni je mniej konkurencyjnymi na dynamicznie zmieniającym się rynku i wpływa na pogorszenie się ich sytuacji finansowej.
● Ograniczona widoczność i dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Starsze systemy zostały stworzone do przetwarzania wsadowego i nie mogą wydajnie przetwarzać aktualizacji danych o wysokiej częstotliwości, co uniemożliwia śledzenie w czasie rzeczywistym i podejmowanie decyzji “in real-time”. Monolityczne architektury nie zostały również zaprojektowane do integracji z podstawowymi technologiami śledzenia, jak urządzenia GPS, czujnikami IoT, zewnętrznymi interfejsami API i nowoczesnymi formatami danych - co uniemożliwia bezproblemową wymianę danych w całym łańcuchu dostaw. Analityka predykcyjna to kolejna kluczowa technologia, która wykorzystuje sztuczną inteligencję i dane w czasie rzeczywistym, aby wynieść firmy ponad reaktywne zarządzanie logistyką, umożliwiając im przewidywanie i zapobieganie opóźnieniom w wysyłce. Wymaga to jednak skalowalnych procesów i przetwarzania dużych zbiorów danych, które również nie są dostępne dla starszych, zamkniętych systemów TMS.
● Obciążenie zasobów IT. Podobnie jak wszystkie starsze systemy, zamknięty TMS doprowadzić może do nadwyrężenia zasobów IT. Złożone współzależności między przestarzałymi technologiami wymagają, aby IT poświęcało nadmierną ilość czasu na konserwację systemu, zamiast wprowadzać innowacje i go optymalizować. Starszy TMS wymaga również dedykowanego personelu IT i kosztownej, specjalistycznej wiedzy, aby go zmieniać i aktualizować. Ponadto, nabór nowych pracowników do utrzymywania takiego systemu nie jest łatwy, gdyż oczekują oni rzecz jasna pracy z najnowszymi technologiami.
● Ryzyko związane z bezpieczeństwem danych i zgodnością legislacyjną. Starsze rozwiązania TMS zostały stworzone przed pojawieniem się współczesnych zagrożeń cyfrowych, dlatego brakuje im nowoczesnych funkcji cyberbezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie, uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) i wykrywanie zagrożeń w czasie rzeczywistym. Ponadto starsze integracje z systemami zewnętrznymi są znacznie mniej bezpieczne niż nowoczesne połączenia oparte na interfejsie API. W miarę jak hakerzy wciąż rozwijają swoje techniki, firmy logistyczne są coraz bardziej narażone na naruszenia danych i poważne straty spowodowane udanymi atakami ransomware, phishingiem czy nieautoryzowanym dostępem. Podobnie starsze rozwiązania TMS nie zostały stworzone do radzenia sobie z nowoczesną eksplozją globalnych przepisów handlowych. Utrudnia to firmom przestrzeganie coraz bardziej złożonych i ewoluujących przepisów, takich jak wymogi celne, przepisy dotyczące prywatności, przepisy dotyczące godzin pracy i nakazy śledzenia emisji CO2. W miarę jak organy regulacyjne nadal wprowadzają nowe przepisy, starsze platformy TMS nie mają wystarczającej elastyczności, aby się dostosować, co prowadzi do kar za niezgodność, opóźnień w dostawach, a nawet utraty działalności.
● Przestarzały user-experience. Starsze systemy TMS mają złożone, oparte na tekście interfejsy użytkownika, które zostały zaprojektowane przed pojawieniem się nowoczesnych zasad UX, wyłącznie do użytku na komputerach stacjonarnych, często wymagając od użytkowników wykonania określonego zadania z określonej stacji roboczej. W rezultacie krzywe uczenia się są strome, a pracownicy mogą być zobowiązani do ręcznego wprowadzania danych i poświęcenia znacznie więcej czasu na proste, ale żmudne czynności niż jest to konieczne do wykonania analogicznego zadania w nowszych rozwiązaniach.
Przewagi otwartych systemów TMS
W kontekście powyższego zalety otwartych systemów TMS wydają się zatem oczywiste, niemniej warto wymienić te najistotniejsze. Po pierwsze, umożliwiają one bezproblemową, pełną integrację z systemami ERP, WMS czy innymi platformami lub mikrousługami partnerów zewnętrznych. Po drugie, zapewniają skalowalność i elastyczność, niezbędne do skutecznego konkurowania na dynamicznie zmieniającym się rynku - w tym także skalowalność tylko wybranych usług, np. tych, które są najbardziej obciążone. Po trzecie, pozwalają na dostęp do danych w czasie rzeczywistym i oferują lepszy monitoring przesyłek i operacji. Po czwarte, poprzez wykorzystywanie najnowszych technologii i języków programowania, gwarantują lepszą wydajność i zdolność do szybkiego wykonywania skomplikowanych obliczeń. Po piąte, wreszcie, są znacznie lepiej przygotowane na zagrożenia związane z cyberbezpieczeństwem zmiany w regulacjach prawnych.
W efekcie otwarte TMS-y znacznie lepiej wspierają firmy w automatyzacji i optymalizacji procesów oraz umożliwiają odpowiednią reakcję na aktualne potrzeby firmy czy wymogi rynkowe. Taki, nowoczesny TMS to nie tylko system - to cyfrowy sztab dowodzenia logistyką. Zwłaszcza, jeśli oparty jest na architekturze tzw. mikrousług.
Architektura mikrousług
Mikrousługi to architektura oprogramowania, która pozwala na budowanie systemów IT jako zbioru niezależnych, autonomicznych komponentów (tzw. mikrousług), oparta o takie technologie jak: REST API, GraphQL, Kubernetes, Docker czy Apache Kafka. Każda mikrousługa realizuje określoną funkcjonalność i komunikuje się z innymi usługami przez interfejsy API. Dzięki swojej modularności i elastyczności mogą być rozwijane niezależnie, co sprzyja szybszemu wprowadzaniu innowacji oraz lepszemu zarządzaniu złożonością systemów informatycznych. Mikrousługi zdobywają przez to coraz większą popularność w projektowaniu systemów IT, w tym systemów zarządzania magazynami (WMS) oraz systemów TMS.
Wśród zalet mikrousług, które stanowią o ich coraz liczniejszych implementacjach wymienić można m.in.:
● Niezależność: każda mikrousługa działa jako autonomiczny moduł, który można wdrażać, skalować i modyfikować niezależnie od innych.
● Elastyczność: łatwo integrują się z innymi systemami, umożliwiając rozbudowę o nowe funkcjonalności.
● Skalowalność: możliwość niezależnego skalowania poszczególnych usług w zależności od obciążenia.
● Odporność na awarie: awaria jednej mikrousługi nie powoduje zatrzymania całego systemu.
● Szybsze wdrażanie nowych funkcji: rozwój poszczególnych modułów (mikrousług) przez różne zespoły pozwala skrócić czas wprowadzania zmian.
● Personalizacja i elastyczność: możliwość bezproblemowego dostosowania do specyficznych wymagań klientów lub branży.
Krzysztof Chaładyn, Prezes Zarządu Otimo Sp. z o.o. wyjaśnia, “W dyskusjach z firmami niezadowolonymi z dotychczas posiadanego, zamkniętego systemu TMS, dochodzi do momentu, kiedy musimy powiedzieć wprost: mamy to, czego potrzebujecie, ale wasz system nie pozwala na dodanie naszego rozwiązania do waszego środowiska technologicznego. Firmy rzecz jasna są niechętne pozbywaniu się całego systemu TMS i trudno je za to winić. Niemniej, wcześniej czy później i tak staną przed takim wyborem. Z naszego doświadczenia wynika, że lepiej jest to zrobić rzecz jasna wcześniej, póki straty związane z przestarzałym systemem nie są jeszcze tak duże. Doradzamy wówczas przejście na system otwarty, oparty na architekturze mikrousług, gdzie taki moduł jak na przykład nasz optymalizator VRP może być jedną z zewnętrznych mikrousług - a jego ewentualna wymiana czy modyfikacja nie wymaga ingerencji w cały system”.
To jednak nie wszystko. Jeśli przedsiębiorstwa chcą wsiąść do pociągu o nazwie „AI”, który nabiera tempa także jeśli chodzi o branżę logistczyną, znów będą musiały zdecydować się na rozwiązania o otwartej architekturze. Ten pociąg, jak dodaje Krzysztof Chaładyn, już powoli odjeżdża: „Coraz częściej spotykamy się z pomysłami na wykorzystanie AI do stworzenia mikrousług optymalizujących działanie systemów TMS. Jednym z przykładów jest wykorzystanie sztucznej intelignecji do zbierania zleceń z wielu różnych źródeł i typów danych (e-mail, telefon, .pdf itd.) i transformacji w jeden spójny „wsad” do systemu. Analogicznych rozwiązań w formie mikrousług będzie przybywało, a AI w systemach pokroju TMS będzie odgrywać coraz większą rolę. Tylko otwarte rozwiązania pozwolą na wykorzystanie tego potencjału i w efekcie – pozostanie konkurencyjnym na rynku.”
Czas otworzyć drzwi
Firmy logistyczne, które zdecydowały się na transformację swoich systemów TMS na bardziej otwarte i nowoczesne, odnotowały szereg korzyści. W wielu przypadkach udało się zredukować koszty operacyjne nawet o 15%, co miało bezpośrednie przełożenie na poprawę rentowności. Ponadto zwiększyła się terminowość dostaw i w efekcie jakość obsługi klientów docelowych. Przedsiębiorstwa zyskały również znacznie większą elastyczność w planowaniu oraz możliwość szybszego reagowania na zakłócenia w łańcuchu dostaw.
Wracając do postawionego na wstępie pytania: jak rozpoznać, czy dany TMS to cyfrowy balast, czy przewaga strategiczna - zarówno przez firmy już posiadające system tej klasy, jak i te dopiero przygotowujące się do jego wdrożenia? Z poprzednich akapitów wyłania się dość jasny obraz, który w uproszczeniu sprowadzić można do kilku punktowej checklisty dla liderów logistyki:
● Czy system posiada architekturę modułową?
● Czy system może w stosunkowo łatwy sposób zintegrować się z innymi narzędziami przez API?
● Czy możliwe jest dodawanie nowych partnerów logistycznych (i ich mikrousług)?
● Czy system jest łatwo skalowalny (także w obrębie jednego modułu/mikrousługi) i czy można go elastycznie dopasować do zmieniających się potrzeb firmy i warunków rynkowych?
● Czy system umożliwia raportowanie i analizę danych w czasie rzeczywistym?
Podsumowanie
Zamknięte systemy TMS, mimo pozornej funkcjonalności i stosunkowo niskiej bariery cenowej, stają się poważnym wąskim gardłem dla operacji logistycznych. Mogą wyglądać stabilnie i przewidywalnie, ale w dynamicznej rzeczywistości logistyki są jak kotwica ciągnąca statek na dno. Brak możliwości integracji, ograniczone API i vendor lock-in skutecznie blokują automatyzację procesów i redukują zdolność firm do skalowania operacji. Tymczasem nowoczesna logistyka wymaga pełnej widoczności i elastyczności, których zamknięte architektury zwyczajnie nie oferują. Granica między „stabilnym systemem” a cyfrową pułapką może wydawać się ulotna, nie ulega jednak wątpliwości, że przyszłość należy do elastycznych, zintegrowanych i skalowalnych rozwiązań. Czas otworzyć drzwi do pełnej cyfrowej transformacji transportu
Marcin Maroszek, Otimo Sp. z o.o.
