Branża transportu i logistyki zmaga się obecnie z koniecznością optymalizacji kosztów, przyspieszenia procesów, minimalizacji ryzyka i zwiększenia efektywności operacyjnej. Tego oczekują nie tylko coraz bardziej wymagający klienci, ale wymusza to także dynamicznie rozwijający się rynek i rosnąca w siłę konkurencja.
Tradycyjny obieg dokumentów w wersji papierowej jest podatny na błędy, może powodować opóźnienia, a także jest czasochłonny i kosztowny. Automatyzacja procesów administracyjnych i zastosowanie e-dokumentów prowadzi do wymiernych oszczędności czasu i pieniędzy, a także daje większą kontrolę nad przewozami, poprawia komunikację między uczestnikami łańcucha dostaw oraz buduje zaufanie oparte na transparentności działań.
Jak pozbyć się stosów papierów u kierowców, na biurkach i w archiwach?
Na rynku można znaleźć rozwiązania, które pomagają przejść z papierowych dokumentów na ich wersje elektroniczne. W TSL warto jednak sięgać po te narzędzia, które pozwalają kompleksowo usprawniać procesy towarzyszące dokumentacji transportowej, które można łatwo zintegrować z systemami typu TMS oraz które są dostosowane do specyfiki branży transportu i logistyki.
System GreenTransit to profesjonalna platforma do całościowej obsługi wszystkich dokumentów towarzyszących transportom – od generowania, przez udostępnianie, sprawdzanie, aktualizowanie, powiadamianie o zmianach, podpisywanie, aż po archiwizację. W ramach tego narzędzia można tworzyć i pracować z wieloma różnymi dokumentami, takimi jak krajowe i międzynarodowe listy przewozowe, protokoły szkody, dokumenty WZ, kwity paletowe oraz inne pliki w formacie PDF. Wszystkie funkcjonalności są intuicyjne i łatwe w użyciu, a korzystanie z systemu nie wymaga umiejętności technicznych, zatrudniania ekspertów, zakupu sprzętu ani instalowania oprogramowania. Misją GreenTransit jest eliminacja papierowej dokumentacji na rzecz szybszego, bezpieczniejszego i sprawniejszego obiegu dokumentów w branży TSL.
Integracja z TMS = Pełna kontrola nad przewozem
Platformę GreenTransit można zintegrować z systemami typu TMS, WMS, ERP przy użyciu API. Dzięki połączeniu tych narzędzi proces generowania, udostępniania i archiwizowania dokumentów transportowych odbywa się całkowicie automatycznie – bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Informacje z systemu TMS są pobierane i wykorzystywane do tworzenia dokumentacji, która od razu trafia do odpowiednich osób i jest dostępna w czasie rzeczywistym. Po zakończeniu transportu dokumenty zostają bezpiecznie zarchiwizowane i przechowywane online.
Takie rozwiązanie to realne wsparcie w codziennym zarządzaniu transportem. Firmy zyskują m.in. większą kontrolę nad przebiegiem realizowanych zleceń, możliwość bieżącego monitorowania statusu przesyłek i dokumentacji, a także szybki dostęp do danych potrzebnych do analizy kosztów czy efektywności działań. GreenTransit to elastyczna platforma, którą można łatwo dopasować do rozwiązań używanych w branży produkcyjnej, magazynowej, spedycyjnej czy transportowej. Dzięki temu wdrożenie przebiega bezproblemowo, a korzyści pojawiają się praktycznie od razu.
Automatyzacja = Więcej czasu na kluczowe zadania
System GreenTransit zapewnia sprawną i bezpieczną wymianę danych między wszystkimi uczestnikami procesu transportowego – od nadawcy, przez spedytora i przewoźnika, po odbiorcę. Dokumenty tworzone są automatycznie na podstawie danych już zapisanych w platformie lub informacji pobieranych dzięki integracji z systemami typu TMS, WMS czy ERP.
Udostępnianie dokumentacji odbywa się online w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego czy pozostałe firmy biorące udział w transporcie korzystają z platformy GreenTransit. Gwarantuje to stały dostęp do informacji o przesyłkach i przewozach, a także umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów bezpośrednio na ekranie urządzenia. Po zakończeniu przewozu cała dokumentacja jest archiwizowana w formie elektronicznej na bezpiecznych serwerach przez wymagany okres 5 lat, z możliwością dłuższego przechowywania.
Oszczędności = Więcej zasobów na rozwój firmy
Z analiz przeprowadzonych na realnych procesach transportowych wykonywanych z użyciem systemu GreenTransit wynika, że użytkownicy po przejściu z dokumentów papierowych na cyfrowe są w stanie zaoszczędzić nawet do 85% kosztów przeznaczanych na administrację dokumentacją transportową. Natomiast rzeczywista oszczędność czasu po zastosowaniu systemu może sięgać średnio około 60%, a w niektórych sytuacjach dochodziła nawet do 84% oszczędności czasu.
Ale to nie wszystkie korzyści finansowe płynące z cyfryzacji, bo dzięki dostępności eCMR w trybie online przewoźnik może wystawić fakturę natychmiast po zakończeniu przewozu (bez przesyłania dokumentów pocztą lub kurierem). To z kolei pozwala mu szybciej otrzymać należność, poprawiając płynność finansową przedsiębiorstwa.
Nowoczesna technologia = Bezpieczeństwo
GreenTransit działa w przeglądarce internetowej na komputerze, laptopie, tablecie i smartfonie – bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania. Dane są przechowywane w chmurze S3 serwisu AWS (Amazon Web Services), co zapewnia poziom trwałości na poziomie 99,999999999%, a dostępność systemu jest utrzymywana na poziomie 99,99% w ciągu roku. Oznacza to jedno z największych poziomów dostępności. Polityka bezpieczeństwa jest porównywalna do standardów bankowych, a dostęp chroniony jest za pomocą między innymi podpisu „on-screen” i weryfikacji tożsamości firmy.
Interfejs GreenTransit został zaprojektowany z myślą o wygodzie użytkowników, dzięki czemu tworzenie, wypełnianie i podpisywanie dokumentów sprowadza się do kilku kliknięć. Co więcej, system oferuje korzyści z cyfrowego obiegu dokumentów nawet wtedy, gdy tylko jeden partnerów w łańcuchu dostaw korzysta z platformy. Ponadto, jak opisano powyżej, można go zintegrować z innymi systemami, co pozwala na pełną automatyzację i płynne wdrożenie w środowisku klienta. Platforma umożliwia również personalizację dokumentów – na przykład dodanie własnych wzorów formularzy.
***
Systemy automatyzujące i cyfryzujące procesy obiegu dokumentacji transportowej, takie jak GreenTransit, stanowią solidne wsparcie dla firm planujących przejście na e-dokumenty w branży TSL. To rozwiązania, które nie tylko upraszczają codzienną pracę, ale także otwierają drogę do nowoczesnego i bardziej konkurencyjnego funkcjonowania w transporcie i logistyce.
Warto już teraz rozpocząć testowanie oraz wdrażanie eCMR i innych e-dokumentów przewozowych, aby szybciej zacząć czerpać korzyści, jakie oferuje cyfryzacja. Firmy, które zdecydują się na stosowanie cyfrowych rozwiązań, zyskują już dziś przewagę rynkową, a dodatkowo przygotowują się na przyszłość, w której elektroniczny obieg dokumentów stanie się standardem. To krok ku efektywności, oszczędności i zrównoważonemu rozwojowi, którego nie warto odkładać na później.
Więcej informacji o systemie GreenTransit można znaleźć na stronie https://greentransit.pl.
