Nowoczesny system TMS powinien być otwarty na integrację z innymi narzędziami. Dzięki temu możliwe jest rozszerzanie jego funkcjonalności oraz płynną współpracę z innymi narzędziami i modułami.
Poniżej przedstawiono osiem kluczowych zbiorów danych, na których wymianę powinien pozwolić otwarty system TMS. Każdy zbiór zawiera przykładowe pola danych oraz wskazuje, kiedy w procesie należy umożliwić odczyt lub zapis:
1. Dane zlecenia transportowego
- Moment w procesie:
- Utworzenie zlecenia – kiedy klient lub spedytor wprowadza szczegóły trasy, ładunku, terminów.
- Aktualizacja zlecenia – w razie korekt warunków (np. zmiana daty, adresu rozładunku).
- Przykładowe pola:
- Numer zlecenia, dane zleceniodawcy, parametry ładunku (waga, ADR, wymagania chłodnicze), planowany termin załadunku/rozładunku, warunki płatności.
- Od/Do:
- Zewnętrzne systemy (np. platformy spedycyjne) odczytują dane, by wycenić transport lub przekazać je do podwykonawców.
- TMS zapisuje zmiany w razie modyfikacji przez operatora lub klienta.
2. Dane klientów i kontrahentów
- Moment w procesie:
- Rejestracja nowego klienta/kontrahenta – wprowadzanie informacji, które pozwolą wystawiać faktury czy negocjować stawki.
- Walidacja i ocena ryzyka – np. weryfikacja wiarygodności finansowej.
- Przykładowe pola:
- Dane teleadresowe (adres, NIP), forma prawna, kontakty osób decyzyjnych, warunki umowy, historia zleceń.
- Od/Do:
- Zewnętrzne systemy CRM lub BI odczytują dane o kliencie (np. wolumen zamówień), a TMS może zapisywać wyniki analizy ryzyka czy historię płatności.
3. Dane floty (pojazdów)
- Moment w procesie:
- Planowanie tras i rezerwacja zasobów – dobór pojazdów według typów naczep, ładowności, dostępności.
- Zarządzanie flotą – aktualizacja informacji o przeglądach, ubezpieczeniach, rejestracjach.
- Przykładowe pola:
- Identyfikator pojazdu (tablica rejestracyjna), typ i parametry naczepy (chłodnia, plandeka), ładowność, harmonogram przeglądów, status dostępności (wolny/zarezerwowany).
- Od/Do:
- Zewnętrzne narzędzia optymalizacyjne odczytują dane, by dopasować najlepszy pojazd.
- TMS zapisuje zmiany statusu (np. pojazd w naprawie, pojazd dostępny).
4. Dane kierowców i personelu
- Moment w procesie:
- Przydzielanie kierowców do zleceń z uwzględnieniem czasu pracy, uprawnień (ADR, transport chłodniczy).
- Rozliczanie pracy kierowców – ewidencja przejechanych kilometrów, nadgodzin.
- Przykładowe pola:
- Imię i nazwisko, uprawnienia (kategoria prawa jazdy, dodatkowe certyfikaty), status (wolny/na trasie), limity czasu pracy, przepracowane godziny.
- Od/Do:
- Zewnętrzne moduły HR mogą pobierać dane o aktywności kierowców, a TMS zapisuje planowe i rzeczywiste godziny jazdy czy przerwy.
5. Dane planowania tras i harmonogramów
- Moment w procesie:
- Układanie planu jazdy – przed faktycznym wyjazdem, przy kalkulowaniu czasów przejazdów i przystanków.
- Aktualizacja trasy w trakcie – jeśli wystąpią zakłócenia (korki, awarie, potrzeba doładunku).
- Przykładowe pola:
- Sekwencja przystanków (miejsce załadunku, ewentualne doładunki, rozładunek), czasy planowanej jazdy i przerw, rezerwacja slotów magazynowych.
- Od/Do:
- Systemy optymalizacji tras zapisują do TMS najlepsze warianty przejazdu, TMS odczytuje dane o bieżącej sytuacji (np. z platform mapowych) i może dokonywać korekt.
6. Dane statusów i monitorowania (tracking)
- Moment w procesie:
- Monitoring realizacji zlecenia – po wyjeździe pojazdu, aktualizacja pozycji (GPS), stanu ładunku i ETA.
- Reakcje na incydenty – jeśli pojawia się informacja o opóźnieniu, wypadku, awarii.
- Przykładowe pola:
- Bieżąca lokalizacja, przewidywany czas dotarcia do kolejnego przystanku (ETA), alerty (awaria, opóźnienie).
- Od/Do:
- Zewnętrzne platformy visibility pobierają dane z TMS i pokazują klientom status przesyłki, a TMS może zapisywać nowe zdarzenia w trasie (np. postój, zamiana pojazdu).
7. Dane dokumentów przewozowych i powykonawczych
- Moment w procesie:
- Zakończenie transportu – gromadzenie dokumentów CMR, potwierdzeń dostawy (POD).
- Archiwizacja – przechowywanie w systemie, a także udostępnianie klientom lub organom kontrolnym.
- Przykładowe pola:
- Numery dokumentów (CMR, listy przewozowe), data i miejsce podpisania, nazwiska osób potwierdzających, skany/zdjęcia dokumentów.
- Od/Do:
- Zewnętrzne systemy archiwizacyjne odczytują dokumenty z TMS, a TMS zapisuje aktualne wersje cyfrowe (np. po podpisaniu przez odbiorcę).
8. Dane rozliczeń i finansów
- Moment w procesie:
- Fakturowanie – po potwierdzeniu realizacji zlecenia i uwzględnieniu wszystkich dodatkowych kosztów (opłaty drogowe, manipulacyjne).
- Monitorowanie płatności – kontrola terminów, wystawianie przypomnień, windykacja.
- Przykładowe pola:
- Numery faktur, stawki za kilometr/tonę, terminy płatności, status rozliczenia, koszty dodatkowe.
- Od/Do:
- Systemy księgowe (ERP) pobierają dane z TMS, by zaksięgować przychody i należności. TMS może zapisywać informacje o wpływających płatnościach (np. automatyczne potwierdzenie z banku).
Podsumowanie
Te osiem kluczowych zbiorów danych – od informacji o zleceniach i kontrahentach, przez zasoby floty i kierowców, aż po statusy tras i dokumentację – stanowi fundament uniwersalnego standardu wymiany danych w TMS.
- Udostępnianie otwartych API z możliwością odczytu i zapisu w każdym z tych obszarów sprawia, że firmy transportowe mogą elastycznie włączać nowe moduły (np. do optymalizacji tras, analizy ryzyka, integracji finansowej), co sprzyja rozwojowi i wydajności całego systemu zarządzania transportem.
- Szczególnie istotne jest wyodrębnienie danych o posiadanej flocie (zbiór 3), aby ułatwić efektywne planowanie i przydzielanie zasobów.
