Współczesne systemy TMS są fundamentem zarządzania transportem w firmach logistycznych, produkcyjnych i dystrybucyjnych. Oferują szeroki zakres funkcji: od planowania zleceń, przez komunikację z kierowcami, po raportowanie i rozliczenia. Nawet najbardziej zaawansowany system nie jest jednak w stanie samodzielnie odpowiadać na wszystkie dynamicznie zmieniające się potrzeby rynku - szczególnie tam, gdzie wymagany jest wysoki poziom automatyzacji i integracji.
W tym miejscu swoją rolę odgrywają optitoole - specjalistyczne, modułowe rozszerzenia, które współpracują z istniejącym TMS, uzupełniając go o wyspecjalizowane funkcje. Ich zadaniem nie jest zastąpienie systemu, ale wyspecjalizowane wsparcie w realizacji kluczowych procesów. Co więcej, ich wdrożenie nie wymaga dużych nakładów czasowych ani angażowania zespołów IT po stronie Klienta.
Wyspecjalizowana automatyzacja przetwarzania zleceń transportowych
Jednym z przykładów wyspecjalizowanych systemów typu optitool jest CargoNest, który wspiera firmy transportowe i spedycyjne w automatyzacji czasochłonnego i podatnego na błędy procesu - przyjmowania i przetwarzania zleceń transportowych od klientów.
System działa równolegle do wykorzystywanego TMS, integrując się z nim za pomocą interfejsów API. Automatycznie odczytuje zlecenia w różnych formatach (PDF, Excel, pliki graficzne czy maile), interpretuje je, weryfikuje kompletność i przekazuje zweryfikowane informacje do TMS. Eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, przyspiesza czas reakcji i znacząco zmniejsza ryzyko błędów.
CargoNest nie ogranicza się wyłącznie do obsługi zleceń. Pozwala również na automatyczne wczytywanie i przetwarzanie innych dokumentów transportowych i spedycyjnych, takich jak faktury, listy przewozowe CMR, potwierdzenia dostaw, noty obciążeniowe, a nawet mandaty drogowe. Dzięki temu firma może zautomatyzować znacznie szerszy zakres procesów biurowych i operacyjnych, obejmujących także rozliczenia, windykację i zgodność z wymogami dokumentacyjnymi klientów czy instytucji kontrolnych.
CargoNest działa jako wyspecjalizowana warstwa automatyzacji, która rozszerza funkcjonalność TMS bez potrzeby jego modyfikowania i konieczności angażowania zasobów IT po stronie klienta. Wdrożenie systemu możliwe jest w ciągu kilku dni, a jego skalowalna architektura pozwala na szybkie dodawanie kolejnych typów dokumentów lub procesów operacyjnych.
Jak CargoNest wspiera pracę operacyjną?
W wielu firmach proces obsługi zleceń transportowych nadal przebiega ręcznie. Klient przesyła zlecenie mailowo (w różnych formatach), przekazuje dane telefonicznie lub za pośrednictwem komunikatorów. Spedytor odpowiada za interpretację danych i ich ręczne wprowadzenie do systemu TMS, co zajmuje czas, często skutkuje błędami, brakami i koniecznością dodatkowej weryfikacji. CargoNest automatyzuje ten scenariusz od momentu odebrania zlecenia (e-mail, plik, portal), przez rozpoznanie treści i struktury danych, aż po przesłanie zweryfikowanych informacji do TMS.
Efekt? Oszczędność czasu, mniej błędów, szybsze przetwarzanie zleceń, a zespół operacyjny może skupić się na tym, co naprawdę ważne: komunikacji z klientem, negocjacją warunków handlowych w przypadku zleceń spotowych i nadzorze nad realizacją transportu.
Automatyzacja masowego pobierania zleceń z portali kontrahentów
Wiele firm transportowych mierzy się z koniecznością codziennego logowania na dedykowane portale kontrahentów w celu pobrania nowych zleceń. Proces ten często bywa żmudny, wymaga ręcznej obsługi i jest szczególnie uciążliwy w przypadku przewozów specjalistycznych, gdzie każdy z kontrahentów ma własne wymagania i sposób prezentowania danych.
CargoNest umożliwia masowe przetwarzanie zleceń w ramach integracji z portalami kontrahentów. Przykładowo, jedna z firm obsługujących przewozy dla branży chemicznej korzysta z systemu do automatycznego logowania się do kilku portali kontrahentów, pobierania dostępnych zleceń, interpretacji ich zawartości a następnie przekazania całości do TMS. System obsługuje dedykowaną logikę biznesową, np. wysyłka automatycznej wiadomości e-mail do klienta w razie wykrycia niekompletnych danych, uruchomienie dodatkowych procedur przygotowawczych (np. zamówienie specjalistycznych naczep lub oznakowanie ładunku) lub skierowanie zlecenia do ręcznej akceptacji, jeśli spełnione zostaną określone reguły. Takie podejście pozwala firmie zachować pełną kontrolę nad procesem, a jednocześnie ograniczyć do minimum czas i pracę potrzebną do jego obsługi.
Komplementarne podejście do TMS
CargoNest nie wymaga wymiany TMS. Nie próbuje go naśladować ani kopiować jego funkcji. Jest wręcz przeciwnie - działa obok niego, koncentrując się wyłącznie na jednym, wysoce specjalistycznym fragmencie procesu: automatycznym przyjmowaniu, interpretowaniu i przetwarzaniu zleceń transportowych.
Dzięki temu TMS może skupić się na tym, do czego został zaprojektowany – zarządzaniu flotą, planowaniu czy fakturowaniu. CargoNest pozwala eliminować monotonne, ręczne czynności, które dotychczas pochłaniały cenny czas pracowników.
Minimalne zaangażowanie, szybki efekt
Jednym z głównych atutów CargoNest jako optitoola jest bardzo niskie ryzyko wdrożeniowe. Rozwiązanie działa w chmurze i może być zintegrowane z większością systemów TMS (również tych starszych) w ciągu kilku dni roboczych. Ponadto:
● Nie wymaga instalacji lokalnej
● Nie potrzebuje ingerencji w kod źródłowy TMS
● Nie angażuje zespołu IT po stronie klienta - konfiguracja leży po stronie CargoNest
● Jest skalowalny - zaczynasz od jednego procesu, możesz rozszerzyć na więcej.
Co można zyskać, wdrażając CargoNest?
- Do 90% mniej ręcznego wprowadzania zleceń dzięki połączeniu zaawansowanych mechanizmów sztucznej inteligencji i OCR
- Redukcja błędów danych wejściowych - system sam weryfikuje kompletność i poprawność.
- Znaczące przyspieszenie czasu reakcji - odczyt i przetworzenie zlecenia w czasie rzeczywistym.
- Większa skalowalność zespołu operacyjnego - mniej pracy ręcznej, większa wydajność.
- Szybki zwrot z inwestycji - czas wdrożenia to dni, nie miesiące.
Podsumowanie
Systemy TMS pozostają centralnym elementem zarządzania transportem. W wielu przypadkach wymagają jednak wsparcia w postaci wyspecjalizowanych narzędzi, które pozwalają elastycznie dostosować procesy do wymogów rynku i klientów. CargoNest to przykład takiego optitoola - komplementarnego rozszerzenia, które pozwala automatyzować kluczowe etapy pracy operacyjnej i zredukować obciążenie zespołów.
Więcej informacji o CargoNest, w tym możliwość zapoznania się z przykładowym wdrożeniem lub przetestowania działania systemu, dostępne są na stronie cargonest.ai
