BoxTMS – kompleksowy system TMS dla firm transportowych
Co to jest BoxTMS?
BoxTMS to nowoczesny system klasy TMS (Transport Management System), zaprojektowany specjalnie dla firm transportowych, spedycyjnych i logistycznych. Umożliwia kompleksowe zarządzanie zleceniami, flotą, kosztami, komunikacją z kierowcami i kontrahentami, a wszystko to w ramach jednej, intuicyjnej platformy online.
System działa w chmurze, co oznacza dostęp do danych i operacji z dowolnego miejsca – wystarczy przeglądarka internetowa. Dzięki szerokiemu wachlarzowi funkcjonalności, BoxTMS realnie usprawnia codzienną pracę i eliminuje konieczność używania kilku różnych narzędzi.
Kto stworzył BoxTMS?
BoxTMS to dzieło polskiej firmy Nexmode Sp. z o.o. z siedzibą w Cieszynie. Zespół tworzący system składa się z doświadczonych programistów oraz specjalistów z branży TSL. Firma skupia się na tworzeniu rozwiązań, które realnie odpowiadają na wyzwania transportowe – zarówno w małych, jak i średnich przedsiębiorstwach.
Historia powstania BoxTMS
Powstanie BoxTMS to odpowiedź na konkretne potrzeby rynku – brak elastycznych i przystępnych cenowo systemów TMS dla mniejszych firm transportowych. Rozwój systemu oparty jest na konsultacjach z użytkownikami oraz obserwacji realnych problemów spedytorów i właścicieli firm przewozowych. Dzięki temu BoxTMS od początku wyróżniał się prostotą, a jednocześnie dużymi możliwościami.
Architektura i założenia BoxTMS
BoxTMS został zaprojektowany jako system chmurowy typu SaaS (Software as a Service), co oznacza, że użytkownicy nie muszą instalować żadnego oprogramowania lokalnie – cały system działa w przeglądarce internetowej. Taka architektura zapewnia nie tylko łatwość dostępu, ale również wysoki poziom bezpieczeństwa i skalowalności. Użytkownik loguje się do panelu administracyjnego z dowolnego miejsca i urządzenia – wystarczy połączenie z internetem.
Dostępność i mobilność
Jednym z głównych założeń BoxTMS jest pełna mobilność i niezależność od konkretnego komputera czy lokalizacji. Dzięki pracy w chmurze możliwe jest zarządzanie firmą transportową z biura, zdalnie z domu, a nawet w podróży – na tablecie lub laptopie. Również kierowcy mogą korzystać z dedykowanej aplikacji mobilnej, która jest bezpośrednio połączona z systemem centralnym.
Bezpieczeństwo danych
Bezpieczeństwo danych to jeden z filarów systemu. BoxTMS zapewnia codzienne automatyczne kopie zapasowe, a wszystkie dane przechowywane są na zabezpieczonych serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej, zgodnie z przepisami RODO. Komunikacja między użytkownikiem a serwerem jest szyfrowana (SSL), co uniemożliwia przechwycenie informacji przez osoby trzecie.
Aktualizacje bez przestojów
System jest nieustannie rozwijany i aktualizowany, przy czym wszystkie aktualizacje wprowadzane są automatycznie, bez konieczności ręcznej instalacji i bez przerywania pracy użytkowników. Dzięki temu klienci zawsze korzystają z najnowszej wersji aplikacji – z nowymi funkcjami, poprawkami i optymalizacjami wydajności – bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
Elastyczność i skalowalność
BoxTMS został zaprojektowany w sposób modułowy i elastyczny, co pozwala na jego dostosowanie do różnych typów działalności – od jednoosobowej działalności gospodarczej po większe firmy operujące flotą kilkunastu pojazdów. System nie narzuca ograniczeń co do liczby użytkowników czy pojazdów, a jego skalowalność umożliwia rozwój bez konieczności migracji na inne narzędzie.
Intuicyjny interfejs użytkownika
Duży nacisk położono również na czytelność i prostotę obsługi. Interfejs BoxTMS jest zaprojektowany tak, by nawet osoby bez doświadczenia w pracy z oprogramowaniem TMS mogły szybko odnaleźć się w systemie. Układ panelu, ikony, kolorystyka i funkcje są spójne i logicznie uporządkowane, co przyspiesza naukę i codzienne użytkowanie.
Centralizacja procesów
W założeniach projektowych BoxTMS przyjęto, że system powinien zastąpić wiele rozproszonych narzędzi i plików, jak Excel, poczta e-mail, osobne kalendarze, czy foldery z dokumentami. W efekcie wszystkie kluczowe procesy firmy – od przyjmowania zleceń, przez zarządzanie flotą, po fakturowanie i raportowanie – odbywają się w jednym, spójnym środowisku. To pozwala uniknąć błędów, oszczędzić czas i zwiększyć przejrzystość działań.
Oferta i warianty użytkowania BoxTMS
BoxTMS działa w modelu subskrypcyjnym. Dostępne są warianty od 50 do 1000 zleceń miesięcznie (np. pakiety MINI, box100, box200 itd.) w cenach od 199 zł netto. Dla firm realizujących powyżej 1000 zleceń miesięcznie przygotowywana jest indywidualna oferta.
Każdy pakiet zawiera:
- Pełną funkcjonalność systemu.
- Nielimitowaną liczbę użytkowników.
- Możliwość zarządzania wieloma pojazdami i kontrahentami.
- Dostęp do aplikacji mobilnej dla kierowcy.
Jakie moduły ma BoxTMS? – szczegółowy przegląd
System BoxTMS został zaprojektowany w sposób modułowy, co oznacza, że każda funkcja jest częścią większego, elastycznego ekosystemu. Dzięki temu użytkownicy mogą korzystać tylko z tych elementów, które są im rzeczywiście potrzebne, bez przeładowania interfejsu niepotrzebnymi opcjami. Oto szczegółowy przegląd najważniejszych modułów:
Zlecenia transportowe
To serce systemu. Umożliwia tworzenie i edytowanie zleceń, przypisywanie kierowców, pojazdów oraz kontrolę nad przebiegiem całego procesu realizacji transportu. Zlecenia mogą być filtrowane według kontrahenta, daty, kierowcy, statusu, co znacząco ułatwia zarządzanie dużą liczbą operacji. Istnieje też możliwość kopiowania zleceń i tworzenia szablonów – idealne przy powtarzalnych trasach.
Flota i warsztat
Moduł do zarządzania flotą pojazdów obejmuje ewidencję pojazdów, kontrolę przeglądów, ubezpieczeń, opon, kart paliwowych i historii napraw. Można tu także przypisać kierowcę do konkretnego pojazdu, a system automatycznie przypomina o nadchodzących przeglądach technicznych czy kończących się polisach. Dzięki sekcji warsztatowej, użytkownik prowadzi historię usterek i serwisów – wszystko dostępne w jednym miejscu.
Harmonogram pojazdów
Pozwala na planowanie dostępności pojazdów i ich zaangażowania w zlecenia. Dzięki temu spedytorzy mogą lepiej planować zadania z wyprzedzeniem, unikając nakładania się zleceń czy przestojów. Kalendarz dostępności jest przejrzysty, kolorystycznie oznaczony i dostępny w widoku tygodniowym oraz miesięcznym.
Archiwum dokumentów
W tym module przechowywane są wszystkie dokumenty związane z transportem: skany CMR, faktury, umowy, załadunki i inne załączniki. System automatycznie przypisuje dokumenty do zleceń, umożliwiając ich szybkie wyszukiwanie i dostęp z poziomu konkretnej operacji. Oszczędza to czas i minimalizuje ryzyko zgubienia papierowej dokumentacji.
Koszty dodatkowe
Każde zlecenie może generować dodatkowe koszty – od opłat drogowych, przez promy, po diety i parkingi. W BoxTMS można je rejestrować w dedykowanym module, który następnie sumuje je i przypisuje do konkretnego zlecenia lub pojazdu. Ułatwia to kontrolę nad rentownością poszczególnych operacji i tworzenie realnych analiz finansowych.
Statystyki i raporty
Rozbudowany moduł raportowy umożliwia analizę zysków, kosztów, liczby zleceń na klienta, tras czy kierowców. System automatycznie tworzy zestawienia w formie tabel i wykresów, które można filtrować i eksportować do formatu PDF lub Excel. Ułatwia to podejmowanie decyzji strategicznych opartych na danych, a nie intuicji.
Dwa podmioty – obsługa wielu firm
Jedną z unikalnych funkcji BoxTMS jest możliwość prowadzenia dwóch firm w ramach jednej instalacji systemu. Daje to możliwość oddzielenia dokumentacji, zleceń i finansów dla każdego z podmiotów, zachowując jednocześnie centralny panel zarządzania.
Aplikacja kierowcy – integracja z modułami
Moduł ten ściśle współpracuje z aplikacją mobilną dla kierowców. Kierowca może otrzymać zlecenie, potwierdzić załadunek/rozładunek, przesłać dokumenty (np. CMR jako zdjęcie), zgłosić opłaty drogowe czy awarie. Wszystkie dane synchronizują się automatycznie z systemem biurowym, co pozwala na pełną widoczność realizacji zleceń w czasie rzeczywistym.
Rejestr kontrahentów i panel przewoźnika
System zawiera uporządkowany rejestr kontrahentów z możliwością przypisania im zleceń, stawek, tras, faktur i dokumentów. Dodatkowo, BoxTMS umożliwia zarządzanie współpracą z zewnętrznymi przewoźnikami poprzez dedykowany panel – idealne rozwiązanie dla firm spedycyjnych i operatorów flot mieszanych.
Dodatkowe funkcjonalności BoxTMS
Oprócz głównych modułów, które odpowiadają za codzienne zarządzanie zleceniami, flotą i dokumentacją, BoxTMS oferuje także szereg dodatkowych funkcjonalności, które znacząco zwiększają komfort pracy użytkowników i usprawniają działanie całej firmy transportowej. To właśnie te „detale” często stanowią o przewadze konkurencyjnej systemu.
Aplikacja mobilna dla kierowcy
Jednym z kluczowych elementów ekosystemu BoxTMS jest dedykowana aplikacja mobilna na system Android. Umożliwia ona bieżącą komunikację między kierowcą a centralą, ale to nie wszystko:
- Kierowca otrzymuje zlecenia bezpośrednio na telefon.
- Może potwierdzić wykonanie załadunku lub rozładunku jednym kliknięciem.
- Umożliwia natychmiastowe przesyłanie zdjęć dokumentów (np. CMR), które trafiają bezpośrednio do archiwum zlecenia.
- Zgłasza koszty dodatkowe takie jak paliwo, mandaty, opłaty parkingowe, które są od razu przypisywane do konkretnej trasy.
- Udostępnia lokalizację w czasie rzeczywistym – spedytor widzi, gdzie znajduje się pojazd bez potrzeby kontaktu telefonicznego.
To praktyczne rozwiązanie znacząco ogranicza czas potrzebny na obsługę administracyjną i zwiększa przejrzystość realizacji usług transportowych.
Prowizje dla spedytorów i pracowników
System BoxTMS posiada mechanizm śledzenia i naliczania prowizji dla pracowników – np. spedytorów czy handlowców. Dzięki temu można automatycznie obliczać wynagrodzenia w oparciu o liczbę zleceń, ich wartość lub ustalone progi. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w firmach, w których wynagrodzenie zależy od wyników.
Panel przewoźnika (dla zewnętrznych partnerów)
Dla firm, które korzystają z usług podwykonawców lub zewnętrznych przewoźników, przygotowano specjalny panel przewoźnika. Umożliwia on:
- Wysyłkę zlecenia do podwykonawcy.
- Śledzenie statusu wykonania zlecenia.
- Wymianę dokumentów i informacji (CMR, faktury, notatki).
- Komunikację między stronami bez potrzeby stosowania zewnętrznych narzędzi.
To świetne rozwiązanie dla spedycji i operatorów logistycznych pracujących z wieloma partnerami.
Obsługa dwóch firm w jednym systemie
Unikalną cechą BoxTMS jest możliwość prowadzenia dwóch niezależnych firm w ramach jednej licencji. Każda firma ma osobne kontrahenty, zlecenia, dokumenty, raporty i ustawienia. To funkcja szczególnie cenna dla właścicieli prowadzących działalność gospodarczą i spółkę, lub operujących w różnych segmentach rynku (np. transport i spedycja).
Automatyczne powiadomienia i przypomnienia
System wysyła automatyczne przypomnienia o:
- zbliżających się terminach przeglądów technicznych,
- kończących się polisach ubezpieczeniowych,
- wymaganych dokumentach kierowcy (np. badania lekarskie, szkolenia),
- planowanych zleceniach i terminach realizacji.
Dzięki temu firma może działać proaktywnie, unikać mandatów i opóźnień oraz zwiększać bezpieczeństwo operacyjne.
Szablony zleceń i kontrahentów
BoxTMS umożliwia tworzenie szablonów zleceń oraz kontrahentów, co oszczędza czas w przypadku często powtarzających się tras i współpracy z tymi samymi klientami. Użytkownicy mogą zdefiniować m.in. domyślne stawki, lokalizacje załadunku i rozładunku, typy ładunków, a następnie generować nowe zlecenia na ich podstawie w kilka sekund.
Historia działań i dziennik zdarzeń
System rejestruje pełną historię operacji – kto i kiedy edytował zlecenie, dodał dokument, zmienił status, wprowadził koszt. Dziennik zmian pozwala na pełną kontrolę nad działaniami użytkowników i może być pomocny przy analizie błędów lub audytach wewnętrznych.
Filtrowanie i wyszukiwarki
BoxTMS posiada bardzo rozbudowane systemy filtrowania i wyszukiwania danych. Niezależnie od liczby zleceń, pojazdów czy kontrahentów – użytkownik może błyskawicznie odnaleźć potrzebną informację według wielu parametrów, takich jak: data, status, numer rejestracyjny, kierowca, kontrahent, numer zlecenia i wiele innych.
Co wyróżnia BoxTMS na tle innych systemów TMS?
BoxTMS to połączenie przystępnej ceny, szerokiego zakresu funkcji i bardzo prostego interfejsu. Wyróżnia go:
- Brak limitów na liczbę użytkowników i pojazdów.
- Aplikacja mobilna zintegrowana z panelem spedytora.
- Bezpłatne aktualizacje w cenie abonamentu.
- Elastyczne podejście – możliwość dostosowania funkcji do firmy.
Czy BoxTMS oferuje aplikację mobilną?
Tak – aplikacja mobilna BoxTMS dla kierowców dostępna jest na system Android. Umożliwia:
- Otrzymywanie zleceń i aktualizacji trasy.
- Przesyłanie zdjęć dokumentów (np. CMR).
- Komunikację z biurem (czat, notyfikacje).
- Monitoring lokalizacji GPS w czasie rzeczywistym.
Potencjalne ograniczenia BoxTMS
Choć BoxTMS to wszechstronny i intuicyjny system, warto mieć świadomość kilku potencjalnych ograniczeń. System nie posiada natywnej aplikacji na iOS – aplikacja mobilna działa wyłącznie na Androidzie, co może wymagać zakupu dodatkowych urządzeń. Działa w pełni w chmurze, więc nie oferuje trybu offline, co może być problematyczne w miejscach o słabym dostępie do internetu.
Brakuje też bezpośrednich integracji z popularnymi systemami księgowymi, a zaawansowana personalizacja raportów czy widoków jest ograniczona. Dla firm obsługujących więcej niż dwa podmioty konieczna będzie indywidualna konfiguracja. Ponadto, wdrożenie systemu w firmach, które dotąd nie korzystały z narzędzi TMS, może wymagać dodatkowego czasu na szkolenie zespołu i uporządkowanie danych.
Przykłady wdrożeń BoxTMS
System BoxTMS został wdrożony w wielu polskich firmach transportowych i spedycyjnych, które reprezentują zarówno sektor krajowy, jak i międzynarodowy. Z BoxTMS korzystają m.in. firmy takie jak STS Spedition, specjalizująca się w transporcie całopojazdowym w relacjach Polska-Niemcy-Benelux, czy Juka-Trans, która obsługuje przewozy ładunków chłodniczych w Europie Środkowo-Wschodniej. System sprawdza się również w firmach takich jak Nord Logistic, zajmujących się przewozem materiałów niebezpiecznych (ADR), gdzie istotna jest precyzyjna kontrola dokumentacji i harmonogramów.
W rozmowach z użytkownikami często pojawia się opinia, że BoxTMS pozwolił im zredukować czas obsługi administracyjnej nawet o 30–40%, szczególnie dzięki funkcji automatycznego generowania dokumentów i integracji z aplikacją kierowcy. Przedsiębiorcy podkreślają również poprawę przepływu informacji między biurem a kierowcą oraz większą przejrzystość finansową – dzięki możliwości przypisywania kosztów do konkretnych zleceń i pojazdów.
System jest także popularnym wyborem wśród mniejszych przewoźników rodzinnych, którzy cenią jego prostotę i brak skomplikowanych procesów wdrożeniowych. Dzięki skalowalnym pakietom abonamentowym, BoxTMS znajduje zastosowanie zarówno w firmach realizujących kilkadziesiąt zleceń miesięcznie, jak i u operatorów z flotą kilkunastu pojazdów i stałą bazą klientów.
Firmy te podkreślają intuicyjność systemu oraz oszczędność czasu i kosztów w codziennej pracy.
Opinie użytkowników i doświadczenia z BoxTMS
"Ja dopiero zaczęłam pracę w spedycji, a w tym programie szybko się połapałam :D inne też są takie... ale ten prosty."
– użytkownik forum eTransport
"Bardzo szybka nauka, dobra integracja z kierowcami. Polecam dla małych firm."
– właściciel firmy przewozowej
Źródło: eTransport.pl
Udział BoxTMS w wydarzeniach branżowych
System BoxTMS aktywnie uczestniczy w wydarzeniach branżowych, takich jak TransLogistica Poland – największe targi transportu i logistyki w Europie Środkowo-Wschodniej. Obecność na takich imprezach pozwala firmie na prezentację najnowszych funkcjonalności systemu, nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi klientami oraz zbieranie opinii od obecnych użytkowników. Udział w targach stanowi również okazję do śledzenia aktualnych trendów w branży TSL oraz do wymiany doświadczeń z innymi specjalistami. Dzięki regularnemu uczestnictwu w wydarzeniach branżowych, BoxTMS utrzymuje bliski kontakt z rynkiem i dostosowuje swoje rozwiązania do zmieniających się potrzeb klientów.
Czy BoxTMS ma bloga lub bazę wiedzy?
Tak – system BoxTMS posiada rozbudowaną sekcję aktualności i wiedzy branżowej, dostępną na stronie https://boxtms.com/pl/aktualnosci. To miejsce, w którym użytkownicy i osoby zainteresowane systemem znajdą praktyczne informacje dotyczące zarówno obsługi platformy, jak i szerszego kontekstu działania firm transportowych.
Blog BoxTMS pełni kilka funkcji jednocześnie:
- Instruktażową – publikowane są poradniki krok po kroku dotyczące najczęściej używanych funkcji systemu, takich jak zakładanie zleceń, przypisywanie kierowców, dodawanie dokumentów czy korzystanie z aplikacji mobilnej. Dzięki temu użytkownicy mogą samodzielnie nauczyć się obsługi systemu bez konieczności angażowania wsparcia technicznego.
- Edukacyjną – oprócz tematów stricte produktowych, blog porusza również zagadnienia związane z organizacją pracy spedytorów, zarządzaniem kosztami transportu, dokumentacją przewozową, czy trendami cyfryzacji w branży TSL. Artykuły mają wartość merytoryczną nie tylko dla użytkowników systemu, ale też dla właścicieli firm, menedżerów flot czy początkujących spedytorów.
- Informacyjną – w sekcji aktualności publikowane są informacje o nowościach produktowych, aktualizacjach systemu, nadchodzących wydarzeniach branżowych z udziałem BoxTMS oraz dostępnych wersjach demo. To sprawia, że użytkownicy są zawsze na bieżąco z tym, co dzieje się w systemie i wokół niego.
Dostęp do treści nie wymaga logowania, a artykuły są zwięzłe, czytelne i pisane zrozumiałym językiem – bez nadmiernego żargonu technicznego. To sprawia, że blog BoxTMS stanowi wartościową bazę wiedzy nie tylko dla obecnych klientów, ale również dla firm rozważających wdrożenie systemu.
W połączeniu z aktywnością w social mediach oraz materiałami wideo na YouTube, blog i baza wiedzy tworzą pełne zaplecze edukacyjno-wdrożeniowe, które wspiera klientów na każdym etapie korzystania z systemu – od pierwszego logowania po zaawansowane wykorzystanie wszystkich funkcji.
Czy BoxTMS jest aktywny w social mediach?
System BoxTMS aktywnie działa w mediach społecznościowych, traktując je jako ważny kanał komunikacji z użytkownikami i branżą TSL. Firma prowadzi regularne publikacje na platformach takich jak Facebook, LinkedIn oraz YouTube, gdzie dzieli się nowościami produktowymi, aktualizacjami systemu, praktycznymi poradami oraz relacjami z wydarzeń branżowych.
Na Facebooku (@boxtms) publikowane są przede wszystkim aktualności, ogłoszenia o nowych funkcjach, zapowiedzi szkoleń online oraz ciekawostki z życia firmy. Platforma ta służy również do szybkiego kontaktu z użytkownikami oraz budowania relacji z mniejszymi przewoźnikami.
Z kolei na LinkedIn BoxTMS koncentruje się na treściach bardziej eksperckich – analizach, studiach przypadków, relacjach z targów i konferencji oraz informacji o możliwościach wdrożeniowych. To miejsce, w którym system prezentuje się jako solidne rozwiązanie dla profesjonalnych firm z sektora TSL.
Kanał YouTube (BoxTMS) zawiera natomiast materiały wideo, w tym instrukcje obsługi, nagrania ze szkoleń, prezentacje funkcjonalności oraz webinary. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko poznać działanie systemu „na żywo”, bez konieczności umawiania się na demo.
Obecność w social mediach nie tylko zwiększa rozpoznawalność marki, ale także ułatwia bieżącą komunikację z użytkownikami i buduje społeczność skupioną wokół nowoczesnych rozwiązań dla transportu i logistyki.
Podsumowanie
BoxTMS to solidne, dopracowane narzędzie dla firm transportowych, które chcą uporządkować procesy i zoptymalizować działanie. System wyróżnia się intuicyjnym interfejsem, elastyczną ofertą abonamentową i dedykowaną aplikacją mobilną. To dobre rozwiązanie dla firm, które szukają kompleksowego i przyjaznego użytkownikowi systemu TMS.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o BoxTMS
✅ Czy BoxTMS działa w chmurze?
Tak – system dostępny jest z dowolnej przeglądarki internetowej.
✅ Czy można przetestować system?
Tak – dostępna jest wersja demo po rejestracji na stronie.
✅ Czy można zarządzać więcej niż jedną firmą?
Tak – system pozwala na obsługę dwóch firm z jednego konta.
✅ Czy aplikacja mobilna działa offline?
Nie – wymagane jest połączenie z internetem.
✅ Czy BoxTMS integruje się z systemami księgowymi?
Częściowo – niektóre integracje są dostępne, inne wymagają indywidualnej konfiguracji.
